3e. Bedrijfsvoering

De gemeentelijke dienstverlening moet nu en in de toekomst passen bij wat de stad nodig heeft. Bedrijfsvoering levert hieraan een cruciale bijdrage, door ervoor te zorgen dat de gemeentelijke processen makkelijk, snel, betrouwbaar en efficiënt zijn. Vanuit de ambitie om hierin te kunnen (blijven) verbeteren is het noodzakelijk dat bedrijfsvoering verder professionaliseert.

Personeel en Organisatie

Met zowel de groei als kwalitatieve ontwikkeling van de stad hebben we een aantal speerpunten voor Personeel en Organisatie. Ten eerste richten we de organisatie in met een nieuwe hoofdstructuur en stuurmodel. Voor gemeente Eindhoven is dit een majeure verandering die nog geruime tijd aandacht zal vragen. Daar worden jaarlijks middelen voor beschikbaar gesteld. We vinden de rol van ons management belangrijk en stellen daar ook eisen aan. Dat ondersteunen we ook door middelen beschikbaar te stellen om de span of attention te verkleinen. Parallel daaraan bouwen we onze positie als aantrekkelijke werkgever uit. Door verbeteringen aan te brengen in onze arbeidsvoorwaarden (secundaire en tertiaire), door een aanbod te formuleren voor talent wat wil doorgroeien, meer leiderschapsbenoemingen vanuit de eigen organisatie en door het uitzetten van een heldere arbeidsmarktstrategie. Kern daarin is dat we in de samenstelling van ons personeel een afspiegeling willen zijn van arbeidsmarkt. Meer divers dus, met gelijke kansen voor iedereen. Een laatste taak is het vervullen van een nog steeds groeiend aantal vacatures. 

Betrouwbare en (be)veilig(d)e informatievoorziening

Na de vaststelling van de I-visie// I-strategie in 2023 volgt de implementatie hiervan vanaf 2024. De focus ligt hierbij op de realisatie van organisatiebrede digitale voorzieningen om op slimme wijze de maatschappelijke opgaven te helpen realiseren. Daarbij gaat het om verschillende platformen (data, zaakgericht werken, digitaal samenwerken). Deze platformen zorgen voor een betrouwbare informatievoorziening die ten dienste staat van de gehele organisatie en een toekomstbestendige stad. De I-strategie wordt vertaald in een uitvoeringsprogramma en daarvoor is een stelpost van € 5 miljoen opgenomen in de begroting.

Zoals beschreven in de kadernota 2024 zullen we structurele invulling geven aan de versterking van de architectuurfunctie om de I-strategie in samenhang te kunnen realiseren. We geven structurele invulling aan compliance (het voldoen aan wettelijke en beleidsmatige kaders en richtlijnen zoals op het gebied van informatiebeveiliging) en risicomanagement. Dit doen we door de f uncties van compliance officers te formaliseren, en een gemeentebrede tool voor GRC (governance-risk and compliancy) te implementeren. Daarmee blijven we scherp op de naleving van verbetermaatregelen. 

Duurzame informatiehuishouding

De digitalisering van onze samenleving onderstreept de noodzaak van een goede informatiehuishouding. Onze informatie moet goed vindbaar, toegankelijk en betrouwbaar zijn, zowel voor onze inwoners als voor onze medewerkers. We hebben in 2023 een basis gelegd voor Digitaal Zaakgericht Werken en daar zetten we in het komend jaar verder op in. Ook werken we aan de verdere implementatie van de kaders en richtlijnen rond het gebruik van Sharepoint/ Teams. En aan de ontwikkeling van een betrouwbaar en toegankelijk contractenregister. Het doel is te zorgen voor uniforme werkwijzen en het vergroten van de vindbaarheid van informatie binnen onze organisatie. Ook werken we aan de verdere uitrol van een kwaliteitssysteem, waardoor we de kwaliteit van ons informatiebeheer kunnen verbeteren en monitoren. De stappen die we zetten helpen ook in de opgave die we hebben met de Wet open overheid (Woo) die eist dat we steeds meer informatie op eigen initiatief openbaar maken.

Een zo goed mogelijke IT-ondersteuning

Wij zorgen voor een zo goed mogelijke IT-ondersteuning van de medewerkers, processen en partners van de gemeente Eindhoven, waarmee we onze dienstverlening aan inwoners leveren. We werken samen met vele leveranciers om de continuïteit te borgen én de dienstverlening die nodig is voor de schaalsprong en andere maatschappelijke opgaven door te ontwikkelen en te innoveren. In de afgelopen periode zijn stappen gezet om de basis op orde te brengen. In de komende periode richten wij ons op de volgende extra speerpunten: 

1. We realiseren (in samenwerking met Inkoop & Contractmanagement) de aanbestedingskalender, en implementeren de nieuwe contracten. 
2. We ontwikkelen onze diensten, medewerkers, werkwijze en organisatie door, zodat de I-functie toekomstbestendig wordt en zich door kan (blijven) ontwikkelen; 
3. We dragen bij aan de realisatie van de nieuwe organisatiebrede digitale voorzieningen (platformen) in lijn met het uitvoeringsprogramma van de i-visie/i-strategie, om op slimme wijze de maatschappelijke opgaven zoals geformuleerd in het bestuursakkoord te helpen realiseren. Zie ook hierboven “Betrouwbare en (be)veilig(d)e informatievoorziening”.

AVG

In 2023 is vanuit het verbeterplan AVG hard gewerkt om de uitvoering van de AVG-processen te verbeteren. Dit blijft aandacht vragen in 2024 door onder andere versterking van de uitvoering AVG in de lijnsturing, ondersteuning met awareness campagnes en professionalisering van de privacy-organisatie.

Toekomstvaste financiële functie

In 2023 zijn de organisatorische fundamenten gelegd van een rolduidelijke financiële functie. In 2024 richten wij ons op de verdere professionalisering van de medewerkers met een financiële en controlfunctie. Vereenvoudiging van kaders en processen krijgt in 2024 de nodige aandacht. Ook gaan wij aan de slag met het duidelijker en beter vervullen van de financiële en budgettaire taken van de leidinggevenden, zodat dit aansluit bij het nieuwe stuurmodel. 

Vervanging financieel systeem

In 2023 is gestart met de implementatie van het nieuwe financiële systeem. Het systeem voorziet in de ondersteuning van de financiële boekhouding, inclusief ondersteunende processen en het genereren van management- en stuurinformatie waarbij continuïteit en toekomstbestendigheid de uitgangspunten zijn. Er wordt een nieuw financieel systeem geleverd dat in passende stuur-en managementinformatie voorziet, mee kan bewegen met wetgeving, aanpalende systemen, organisatie en doorontwikkeling borgt en nieuwe functionaliteiten beschikbaar stelt. 
In 2024 zullen wij gebruik gaan maken van het nieuwe financiële systeem, ERPx. De continuïteit van de financiële processen en bijbehorende informatiestromen is hierbij in eerste instantie uitgangspunt; na ingebruikname zal verdere optimalisatie ter hand genomen worden.

Toekomstbestendige en robuuste financiële administratie

We willen zorgen voor een toekomstbestendige financiële administratie. Want door het verzamelen, structuren en analyseren van financiële gegevens helpen we bij het nemen van beslissingen over beleid en projecten in onze stad en het samenwerken op basis van dezelfde betrouwbare gegevens.
In de afgelopen jaren zijn stappen gezet om de basis op orde te brengen. Het komt nu aan op een verdere doorontwikkeling, zodat onze financiële administratie toekomstbestendig wordt. Hiervoor zetten we in 2024 verschillende stappen. Ten eerste streven we ernaar om de implementatie van een nieuw financieel systeem af te ronden (zie ook de paragraaf ‘Vervanging Financieel Systeem’). Ten tweede zetten we in op doorontwikkeling van onze financiële processen en onze management- en stuurinformatie. We beschrijven en verbeteren onze processen en werken aan de inrichting van kwaliteitsmanagement. Daarnaast zorgen we voor heldere dienstverleningsafspraken met onze interne en externe partners en versterken we het ketengericht werken. Het uitvoeren van financieel administratieve processen vraagt steeds vaker om hoogwaardige kennis en dito competenties. We zetten hier op in door training en opleiding. 

Rechtmatigheidsverantwoording

De wetswijziging inzake de rechtmatigheidsverantwoording zal voor het eerst gelden voor het verslagjaar 2023. Om het college van B&W goed in stelling te kunnen brengen zodat zij de rechtmatigheidsverantwoording kan afgeven, steunen we op een combinatie van interne controles (IC) binnen de primaire processen en de audits hierop door de verbijzonderde interne controle functie (VIC). Verder werken we in de opzet samen met de accountant. Dit samenwerkingsmodel tussen de lijnorganisatie, de VIC-functie en de accountant zorgt voor een effectieve en efficiënte werkwijze. Wij hebben onze interne processen adequaat ingericht om te voldoen aan de nieuwe wet. Onze accountant onderschrijft deze werkwijze. 

Communicatie; vergroten zichtbaarheid, Heldere Taal en inclusie

Wij vergroten de zichtbaarheid van deze bestuurders op hun inhoudelijke doelstellingen én wat de gemeente Eindhoven in onze stad realiseert. Dat doen we onder andere via perscontacten, eigen communicatiemiddelen, interactie op sociale media, ontvangsten en werkbezoeken, contacten met inwoners en partners. Daarbij richten we ons op ‘buiten naar binnen brengen’ en vice versa.

We blijven de nadruk leggen op de communicatieve organisatie. Om heldere en begrijpelijke taal te gebruiken, intern en naar onze inwoners. Dit doen we onder meer door ambtenaren te trainen helder te communiceren. Via een tool kunnen ambtenaren hun brieven checken op begrijpelijkheid. We blijven onduidelijke brieven herschrijven. Ook in 2024 zullen dat er meer dan honderd zijn. 

We investeren naast ‘Heldere Taal’ ook in inclusieve communicatie. Recent is een nulmeting uitgevoerd. Conclusie daarvan is dat er een duidelijke basis voor inclusieve communicatie is, waarbij de uitdaging om een gemeente vol inwoners met tegenstellingen te vertegenwoordigen nooit af is. Het is duidelijk dat voor bepaalde subgroepen een aparte aanpak nodig is. Echter zijn er zeker een aantal duidelijke, concrete aanbevelingen die direct overal opgepakt kunnen worden qua inclusiever taal-, en beeldgebruik. Met als uitgangspunt de nulmeting maken we een plan van aanpak voor een inclusievere communicatie. 

MVOI vertaald naar uitvoeringsprogramma

De gemeente wil het goede voorbeeld geven door het opnemen van duurzaamheidseisen en maatschappelijke opgaven bij inkoop en aanbestedingen. Middels het manifest MVOI en het hieraan te koppelen uitvoeringsprogramma helpen we de organisatie om hieraan concrete invulling te geven. Er zijn reeds mooie voorbeelden, maar een doorontwikkeling is noodzakelijk willen we alle doelstellingen kunnen halen. Daarvoor gaan we samen met de sectoren het ambitieniveau bepalen en de financiële en personele consequenties hiervan inzichtelijk maken. 

Functionele en duurzame werkomgeving 
We willen met onze huisvesting en werkwijze een omgeving bieden waarin onze inwoners en bezoekers zich welkom en veilig voelen. Voor ons bestuur en collega’s moet de omgeving zo zijn, dat zij optimaal kunnen presteren in een prettige werkomgeving met goede voorzieningen. Tegelijk zijn de middelen om dit te bereiken gelimiteerd. Dat vraagt een goede afweging tussen wat we wel en niet kunnen doen. In 2024 bouwen we onze huisvestingsstrategie verder uit, waarbij we zorgen voor goede ondersteuning van hybride en activiteitgericht werken. Dat vraagt om een goede afstemming tussen Bricks, Bytes en Behaviour. Verder dragen we in het komend jaar bij aan de verdere verduurzaming van onze eigen huisvesting en facilitaire services.
We werken aan onze circulaire bedrijfsvoering en energiebesparing door slimme inzet van technologie en data. Hiermee geven we als gemeente zelf het goede voorbeeld en dragen we bij aan de duurzaamheidsopgaven van onze stad .